Preguntas frecuentes antes de iniciar un proyecto de Software Personalizado

Al momento de invertir en un Software / Plataforma personalizada para resolver un determinado problema, es muy común que surjan interrogantes previas al inicio del proyecto. A continuación, Olivers De Abreu y Fabián Paredes nos explican cuáles son las dudas más recurrentes y cómo afrontarlas.

Una de las cosas que más nos preguntan al momento de iniciar un Proyecto de Software Personalizado es sobre los tiempos, cuando se trata de un proyecto cerrado a veces las personas se asombran cuánto tiempo puede llevar o cuánto puede costar, pasa porque creen que una aplicación, sitio web o plataforma, lleva poco tiempo de desarrollo, pero cuando es personalizado no es así, más allá de que la tecnología que se usa es la misma que ocupan otros proveedores y muchas cosas se repiten, cuando tu haces software personalizado casi siempre estás tratando de hacer un proceso que nunca se ha hecho y que no está pensado a nivel de plataforma, aunque a nivel humano esté hecho a la perfección, pero trasladarlo a una plataforma es trabajo y toma tiempo materializarla, también hay mucho de usabilidad, de probar, ver que las cosas quedan bien y eso lleva tiempo.

Cuando los proyectos son de célula de desarrollo continuo, ahí la preocupación es ¿me voy a tardar 4 meses o 6? y realmente ahí va a depender de lo que quiera hacer el cliente y de la organización que tengan, entre más organizados son, más acotados serán los tiempos, entre más cambios y requerimientos adicionales a las proyectadas, se sumen a lo largo del proceso más se atrasa el tiempo de entrega, pues no se imaginan la cantidad de esfuerzo y tiempo que se necesita para llevar a cabo cada solicitud. Por lo general el desarrollo de software es bastante rápido y dinámico, hacer cambios es parte de la metodología ágil y se pueden hacer, pero lleva tiempo y retrasa los tiempos previstos de entrega y es algo difícil de hacer entender a los clientes, ya que suelen creer que desarrollar un producto es fácil y por lo tanto hacer modificaciones lo es aún más y la realidad es otra.

Un factor que incide en los tiempos de entrega es no tener bien definidas las prioridades, en todo proyecto de la vida sea lo que sea que vayas a hacer, un edificio o un software es necesario tener la prioridades claras, y a veces los clientes ponen su energía en solicitar cambios que no son tan importantes y que se pueden hacer al final, como los colores y la estética del producto o quieren incluir en el proceso nuevos filtros o funcionalidades que no estaban consideradas en el inicio, sin tomar en cuenta que cada una de esas solicitudes retrasa los tiempos de entrega.

Al final no es que no se puedan cumplir sus todas sus solicitudes, pero se les olvida que cada una de ellas requieren horas de trabajo, aparte implica dejar a un lado lo que se está haciendo para dedicarle el tiempo a la nueva solicitud, físicamente una persona no puede dedicarse dos tareas dentro del desarrollo al mismo tiempo, si no que debe replantearse sus tiempos y tareas para poder cumplir con todo. Y la mayoría de las veces el cliente quiere que se hagan más funcionalidades del proyecto dentro del mismo período de tiempo, pues no ven que detrás de cada acción que haga la plataforma / aplicación, hay una persona generando y cumpliendo con cada una de sus solicitudes.

Entre las otras cosas que nos consultan antes de iniciar el proyecto es el mantenimiento y los costos de las plataformas, casi todos los proyectos que desarrollamos son en la nube, eso implica usar algún servicio de amazon web services o google cloud, donde los costos son bajos pero tiene un costo mensual por el uso de servidores, tráfico, etc, nosotros le damos al cliente un cálculo aproximado, estos costos de la nube no son 100% fijos ya que pueden variar en un porcentaje alrededor del 10% en algunos proyectos y va a depender de la escala del mismo, nosotros no nos hacemos cargo de esos costos. Desde el principio le notificamos al cliente que debe hacerse cargo de estos costos ¿Por qué? Porque nosotros siempre hemos pensado que no vamos a hacer que el cliente dependa de nosotros, si nos pasa algo, o eventualmente deciden tener un equipo interno, si quieren desarrollar con otro proveedor, ellos tienen que ser dueños de su plataforma y de todo, lo ideal es que el cliente sea completamente independiente de nosotros una vez que está operativo el desarrollo, pero nuestra misión como empresa es agregar tanto valor a nuestro producto que siempre quieran seguir trabajando con nosotros.

Que el cliente se haga cargo de los gastos del proveedor cloud es una práctica que nosotros usamos porque son costos tienen que pagarlos igual y nosotros siendo intermediarios de eso no le damos valor al cliente, para nosotros no tiene sentido y es innecesario, una cosa que hemos visto es que algunos proveedores tienen la mala práctica -dado que ellos se encargan de pagar por la infraestructura- de aumentar o utilizar de formas no eficientes la misma infraestructura que se paga, porque para ellos es parte de la venta, nosotros protegemos al cliente de esa posibilidad pasándole directamente los costos de ellos hacia el proveedor de infraestructura, tenemos el incentivo natural de hacer la infraestructura lo más eficiente posible porque es el cliente es quien recibe el impacto directo de los costos de manutención.

Otras preguntas recurrentes son las relativas al costo de las herramientas internas que va a necesitar la plataforma para poder funcionar, por ejemplo normalmente si nosotros pensamos en una aplicación para recoger datos en terreno, está el costo del desarrollo de la aplicación para recoger los datos en terreno, pero está todo el back office asociado a manejar eso, el manejo de los usuarios, cómo voy a enrolar a los colaboradores, cómo voy a monitorear el estado de mis sistema, cómo voy a ver datos para análisis o para exportación o simplemente para saber cómo está la usabilidad o la operatividad del sistema en general, estas son cosas que por lo general no se le ocurre a un cliente que está hablando de un proyecto, porque normalmente se va a enfocar en las funcionalidades ¿Qué es lo que yo quiero que mi sistema haga para solucionar un problema? entonces siempre explicamos cuando estamos evaluando un proyecto, que necesitan un poco más de herramientas de las que pensaron para poder operar el sistema.

Si tomas en cuenta estas recomendaciones, el proceso de desarrollo de tu proyecto será mucho más eficiente y apegado a sus tiempos, cumplirás tus plazos de entrega y optimizarás costos al no incurrir en funcionalidades o modificaciones adicionales, porque habrás tomado en cuenta todos los factores desde el inicio. Si estás considerando el desarrollo de un software personalizado para automatizar y optimizar tus operaciones nosotros podemos ayudarte ya que somos expertos en Transformación Digital coordina una llama hoy info@symlab.io