Cómo lo logramos: Las claves de Symlab para operar de manera 100% remota

Cuando Olivers De Abreu y Fabián Paredes comenzaron a pensar su empresa de tecnología, se dieron cuenta de que el talento en esa área es difícil de encontrar y que sería aún más complicado que lo tuvieran geográficamente concentrado en un solo lugar. Partiendo del hecho de que el personal de tecnología es muy abierto a trabajar en remoto, y que las condiciones para hacerlo no son demasiado complicadas, decidieron lanzarse a la aventura de iniciar operaciones de manera 100% virtual.

No fue automático, eso sí. En los 2 años que llevan en el mercado, han ensayado diversas metodologías, aplicaciones y hasta maneras de entenderse con su equipo.

La experiencia ha sido positiva y es mucho lo que han aprendido.

Aquí comparten algunas de las lecciones que para ellos han sido clave para hablar del éxito que tiene Symlab trabajando con un equipo cuyos miembros en su mayoría nunca se han visto en persona, pero que ha sabido sortear todos los obstáculos para lograr sus objetivos y servir a sus clientes con total transparencia y eficiencia.

1.- Lo indispensable: Comunicación

A pesar de la distancia que los separa y del hecho de que la mayoría de los miembros del equipo nunca ha coincidido en una sala de reuniones, el equipo de Symlab se comunica constantemente. “Hay que saber comunicarse para poder trabajar en remoto. Hoy en día eso es necesario incluso en presencial. Necesitamos que la gente se sienta a gusto. Nuestro objetivo es que el equipo avance profesional y personalmente mientras se compenetra con lo que estamos haciendo. Es importante que se forme un círculo virtuoso de mejoras profesionales y personales para todos”, dice Fabián Paredes.

En lo que concierne a las dinámicas estrictamente laborales, este equipo trabaja en reuniones remotas entre áreas y con los clientes. “A veces hacemos una primera o segunda reunión presencial, pero con algunos clientes que están lejos la verdad es que no ha sido necesario. De hecho, preferimos tener una primera reunión remota para saber si somos realmente un buen fit para el cliente, antes de proceder a desplazarnos”, explica Olivers De Abreu. Un dato interesante es cómo esas reuniones virtuales pueden ayudar a una empresa a reducir costos y a optimizar su tiempo. “Podemos tener varias reuniones de media hora una tras otra, en persona son bloques de tres, cuatro horas. Esto nos hace mucho más eficientes, y también para los clientes es mucho más fácil correr reuniones, cancelar, etc”, añade. Un aprendizaje importante aquí es el de la etiqueta de las reuniones virtuales. Los fundadores de Symlab coinciden en que es un tema que hay que desarrollar. “Nosotros siempre encendemos las cámaras porque creemos que es importante que nos vean las caras. Es algo que hay que saber manejar y la gente debe irse acostumbrando. De la misma manera que en una visita tienes una etiqueta, hay que desarrollar ese tipo de protocolo para las reuniones remotas”, explica Olivers De Abreu.

En Symlab también importan las dinámicas interpersonales del equipo. “Nuestra gente habla mucho entre sí. Se desarrollan relaciones de confianza, de camaradería. Esto ayuda a que muchos no se sientan tan solos, que puedan hablar de sus problemas y podamos acompañarnos y apoyarnos”, dice Olivers. “A veces también tenemos que generar instancias de contacto con todo el equipo, para generar el contacto humano”, añade Fabián. En ese sentido, “hemos implementado los viernes de cámara ─ todas las reuniones de ese día de la semana se hacen con la cámara encendida. A veces tenemos un poco de resistencia, pero la verdad es que nos funciona bien, porque hace que el nombre se transforme en una persona y humaniza más las relaciones”, añade.

2.- La habilidad más cotizada: Flexibilidad

Muchas empresas suelen ser muy restrictivas con sus horarios de trabajo, pero la vida de hoy presiona para que esto esté cambiando. Para empezar, el equipo de Symlab está en distintas zonas horarias, por lo que la exigencia de un horario único se hace prácticamente inviable. “Tienes que confiar en tu equipo, definitivamente. Creo que es caduco pensar que alguien se tiene que sentar ocho horas frente a un computador, cuando en realidad lo que necesitas es que cumpla con los objetivos que te estás planteando y se mantenga la comunicación dentro del equipo” enfatiza Olivers.

La clave es que siempre haya alguien que responda a las demandas y preguntas de los otros miembros del equipo, y que todos se comuniquen oportuna y adecuadamente, para que el trabajo avance.

Otro aspecto muy importante: no inundar al equipo de reuniones. “porque no los dejas trabajar. Nuestra regla es poner las reuniones al mínimo”, explican los fundadores de Symlab. Otro ámbito en el que se plantea la importancia de la flexibilidad es la migración entre plataformas.”Es un desafío para el que hay que estar siempre listo. Sucede constantemente que hay archivos que no abren, o que el cliente trabaja con un formato en particular, etc. Hay que adaptarse constantemente a esos distintos niveles de alfabetización tecnológica y ser capaces de hablar el lenguaje del cliente”, explica Fabián.

3.- La fórmula: Probar, probar y probar

“Ese es nuestro paradigma. Por eso es que la receta perfecta no existe”, dice Fabián. Aquí es clave ser muy organizados y llevar control de lo que se está probando. Definir un tiempo específico para esas pruebas, evaluar resultados, descartar lo que no funciona y seguir adelante con lo que sí. Y saber que pronto habŕa nuevos ajustes que hacer. Un área en la que recomiendan hacer pruebas hasta encontrar lo que funcione es precisamente la relacionada con esa etiqueta de las reuniones que comentábamos líneas más arriba: “Es importante definir tu configuración de reunión. Dónde vas a poner la cámara para que te vean de frente, por ejemplo. Es algo en lo que hay que invertir un poco de esfuerzo”, dice Olivers.

A tener en cuenta: contar con las herramientas apropiadas

Una conexión a internet confiable es por supuesto el primer factor que toda empresa que quiera apostar por el trabajo remoto debe buscar en sus potenciales colaboradores. “Uno tiene que estar abierto a probar herramientas, desechar e ir encontrando lo que te funciona”, dice Fabián. “Uno va cometiendo errores y encontrando las herramientas que mejor funcionan. Nosotros usamos mucho Google Meet al principio; probamos con Discord que permite el chat y la conversación fácil, y desde el principio estamos empleando Slack y Huddle dentro de Slack, que te permite abrir un canal de audio en cualquier canal de conversación. Esto nos ha funcionado muy bien para hacer más fluida la comunicación”, añade.

No olvidar: Un mismo idioma no es sinónimo de un mismo lenguaje

Uno podría asumir que siempre que todos los miembros del equipo hablen español se van a entender automáticamente, pero en la realidad hay algunos matices a considerar. La gente de Symlab llama la atención sobre el reto que ha representado para ellos ir ajustando, por ejemplo, el uso de modismos en los miembros del equipo para dar con un lenguaje más general, donde todo se entienda.

En ese sentido, recomiendan definir muy bien el lenguaje dentro de los proyectos, aplicar los términos que prefiere el cliente para llamar los pasos y procesos y regir todo por esa misma línea. Se trata de generar una suerte de “manual de estilo” en el que el equipo entienda de qué se está hablando y cómo va a comunicarse con el cliente.

Bonus track: Una recomendación para las empresas en transición de un modelo a otro

Para alguien que esté migrando de presencial a un modo híbrido o remoto, “lo primordial es ser flexible y despojarse de las estructuras preexistentes, como el control súper estricto de las horas de sus trabajadores y cómo resuelven sus proyectos, por ejemplo. Esa receta no va a servir y hay que intentar y volver a intentar, ajustando hasta que funcione”, dice Fabián. También recomiendan empezar con un modelo mixto antes de ir a full remoto. “Nosotros nos lanzamos así desde el principio porque teníamos una visión muy clara de lo que queríamos. No tuvo nada que ver con la pandemia. El híbrido es bueno sobre todo para la gente que tiene necesidad de esa interacción física, pero eso depende de que estén todos en el mismo lugar, por ejemplo”, explican.